Není HRisty, který by během své kariéry nevyužil Excel. Základní ovládání tabulkového softwaru je nevyhnutelným požadavkem snad pro všechny kancelářské pozice. Opravdu je ale Excel vhodný nástroj pro personální práci?
Excel lze efektivně využít v mnoha oblastech HR – od evidence zaměstnanců, fluktuace, výpočtu průměrných platů, až po správu dovolených, nepřítomností, náboru a další úkoly. Všechny tyto a mnohé další úkony již dnes zvládají HR systémy, které navíc nabízejí další výhody oproti “zelenému mistrovi tabulek”.
Proč už Excelu odzvonilo?
Ačkoliv má Excel mnoho výhod, jako je flexibilita, možnost analýzy dat a nízké náklady, pro efektivní práci HR oddělení to není ten nejlepší nástroj - a to platí i pro malé a začínající firmy.
Časová náročnost a zpoždění: Ve většině případů se data do Excelu nepropisují automaticky. Jejich ruční zadávání a aktualizace je zdlouhavé a vede k plýtvání časem, který by mohl být využit na strategičtější úkoly. Na rozdíl od specializovaných HR systémů navíc Excel nenabízí automatizované workflow, což znamená, že mnoho úkonů se musí provádět ručně
Riziko chyb: Lidské chyby při ručním zadávání dat mohou vést k nesprávným výpočtům a reportům. I malá chyba v buňce může způsobit velké problémy, jako například nesprávně vypočítané mzdy.
Nedostatečné zabezpečení: Excelové tabulky lze snadno sdílet a kopírovat, což zvyšuje riziko úniku citlivých dat, včetně osobních informace zaměstnanců.
Nepřehlednost: Jakmile firma roste a přibývá zaměstnanců, práce s velkým množstvím dat v Excelu se stává neefektivní a chaotickou. Kromě toho jednotlivé soubory můžeme mít uloženy ve složkách na sdíleném nebo osobním disku. Oproti HR systémům, které jsou logicky kategorizovány, se musíme o pořádek ve složkách a souborech starat sami. Komu už se stalo, že se přepsal při pojmenování tabulky a pak ji nemohl najít? Nebo omylem uložil soubor do špatné složky a celou práci musel dělat znovu?
Obtížná správa verzí a neefektivní spolupráce: Pokud na jedné tabulce spolupracuje více lidí, může docházet k problémům s aktualizací dat a synchronizací verzí. Excel neumožňuje efektivní spolupráci více osob, což může vést k nejasnostem, duplicitě práce, přepisům dat a ztrátě přehledu.
Složité reportování: Získání přehledných reportů a analýz z Excelu může být náročné, zejména pokud se jedná o složité datové sady. To často vyžaduje hlubší znalosti funkcí a programování, které často přesahují pracovní náplň HR pracovníků.
Poohlédněte se po HR systémech, do kterých se data propisují automaticky, je zajištěna evidence změn, zabezpečení dat a vše je na jednom místě, se správou přístupů a mnoha dalšími funkcemi, které Excel nenabízí. Veškeré tyto požadavky splňuje HR aplikace Advanto People.
.png)
.png)
